Standardy podkladů

Každý kdo kdy spolupracoval s nějakou reklamní či marketingovou agenturou, musel zaslat k požadovaným činnostem a pracím nějaké podklady. Jedná se převážně o fotografie, texty, grafiku, apod. Málokdo ale ví, že zasílané podklady by měly splňovat určité standardy. Pokud tyto standardy splňují, je práce s podklady jednodušší, přehlednější a rychlejší. A není to jen o „pohodlí“ agentury, ale také šetříte svůj čas a v neposlední řadě i finanční prostředky.

NÁZVY SOUBORŮ

VŽDY pište názvy souborů malými písmeny, včetně přípon souborů.

• Nepoužívejte diakritiku a mezery v názvu souboru.
  Místo mezer použijete _ nebo -.
• Nepoužívejte také žádné speciální ani jiné znaky, pouze malá písmena, podtržítko, pomlčku, čísla a poté příponu souboru s tečkou.

Například tedy: podklad-na-web.doc, foto_2014.jpg, letak-01_tisk.zip.

TEXTOVÉ PODKLADY

Standardem jsou dokumenty Microsoft Office. Může se nám to nelíbit, ale je to tak. Alternativou je kancelářský balík Open Office, který je velmi rozšířený a výstupy v tomto formátu jsou mnohde považovány za standardní (lze je otevřít v MS Office). Problém je pouze ve formátování, které mnohdy po otevření v MS Office neodpovídá podobě, která byla vytvořena v Open Office. Pokud tento SW používáte, vyexportujte daný dokument do kompatibilního formátu .doc / .xls.

• Při formátování se pokuste vyhnout vnořeným poznámkám, verzifikaci.
• Pokud vkládáte obrázky do textu, vždy je přiložte i zvlášť, v maximálním rozlišení (viz. Obrázky a fotografie).
• V souborech a podkladech ve formátu .xls a .xlx se vyhněte kontingenčním tabulkám a pokuste se vyhnout vzorcům pro jednotlivé buňky (MS Office a Open Office používají jiný formát vzorců).
• Pokud se jedná o podkladová data bez nutnosti výpočtů, využijte exportu do formátu PDF / CSV.

Text v dokumentech buď ponechte v základním formátování (určený nadpis, odstavec, citace, apod. - ale bez graficky zvýrazněného formátování), anebo proveďte přesné formátování za použití možností editoru.

• Text dodaný v základním formátu, nebo jako prostý text, bude naformátován copywriterem, nebo editorem, případně kodérem, dle potřeby.
• Již naformátovaný text bude vložen co nejpřesněji dle formátování v zaslaných podkladech.

Pokud není pro vložené texty požadována korekce, je vámi zaslaný text považován za správný a bude vložen tak, jak byl dodán s výjimkou nutných či potřebných úprav formátování. Totéž platí pro podklady v cizích jazycích.

GRAFICKÉ PODKLADY

(loga, grafické prvky, materiály se kterými se bude dále pracovat)

Vyžadujte a poskytujte vždy ve formátu kompatibilním pro Adobe Illustrator, tedy ve formátu EPS 10 anebo AI. Grafika by měla být v křivkách, aby nedocházelo k deformacím při otevření v jiné verzi editoru, změně velikostí, případně absenci použitých fontů. Toto je grafický standard a v tomto formátu by měly být podklady dodávány jak klientovi, tak od klienta.

POUŽÍVÁTE COREL DRAW?

Zapomeňte na výstupy z programů Corel a jiných. Pokud používáte některý z těchto programů, používejte funkci export do formátu .eps, nebo .ai. Ani tak se ale nemusíte vyhnout nekompatibilitě. Řešením je vyexportovat do křivek převedenou grafiku do kompatibilního PDF, které Adobe Illustrator otevře. Máte podklady pro Illustrator a bojíte se že váš grafik s Corelem podklady neotevře? Otevře, žádný strach ;-)

PROČ PODKLADY VE FORMÁTU PRO ADOBE ILLUSTRATOR?

Protože tento sw se stal standardem a je používán 90-95% všech grafiků. Adobe je nejen nejpoužívanější, ale také nejkompatibilnější mezi svými verzemi. Pokud dokument splňuje standardy, není problém jej otevřít a pracovat s obsahem plnohodnotně.

Barevný režim grafiky by měl být ve formátu CMYK, v omezené míře je možný také RGB.

TISKOVÉ PODKLADY / SAZBA

Standardním výstupním formátem pro tisk je PDF, ideálně obsahujícím tzv. spadávku a ořezové značky. Pro tisk je vhodný a dostačující barevný režim CMYK.

Sazba pro tisk je většinou prováděna v programu Adobe InDesign a je tedy možné obdržet i dodat podklady ve formátu .indd. Pokud dodáváte podklady v tomto formátu, nezapomeňte uložit soubor včetně použitých fontů a obrázků, případně tyto přiložte.

OBRÁZKY A FOTOGRAFIE

Obrázky a fotografie dodávejte pouze legální!
Fotografie stažené z internetu a jejich následné použití, pokud toto licence autora výslovně neumožňuje, je nelegální a může způsobit následné problémy a finanční komplikace, případně postih!

• Fotografie zasílejte vždy v maximálním dostupném, nebo potřebném rozlišení. Vždy raději vyšším, než niž nižším.
• Barevný formát fotografií by měl být RGB nebo sRGB, nikoli CMYK.
• Fotografie dodávejte vždy pouze ve formátu JPG, JPEG, TIFF.
• Obrázky, piktogramy, ikony, aj., dodávejte stejně jako fotografie v maximálním možném rozlišení (velikosti) a ve standardních formátech JPG, JPEG, PNG a případně GIF.
• Vyhněte se použití formátu BMP a nepoužívejte jiné než standardní formáty a typy souborů.

Fotografie a obrázky dodávejte jako samostatné soubory a nikoli vložené v dokumentu (.doc, .pdf, obsah emailu, apod.).

Fotografie pojmenujte dle stránky na které se bude nacházet, případně dle toho, co zobrazuje (např. o-nas-bluesystem.jpg, petr_krizek.jpg, mala-freza-gb0256.jpg, sluzby_vystavba_a_renovace01.jpg, apod.).

DODÁNÍ PODKLADŮ

Vzhledem k tomu, že podklady je potřeba dodávat v maximálním rozlišení a velikostech a grafické podklady jsou často také datově objemné, doporučujeme následný postup...

Všechny podklady mějte roztříděné přehledně do jednotlivých složek týkajících se jednotlivých činností, obsahů, apod.. Například pokud budeme hovořit o podklady pro webové stránky, složka „O nás" bude obsahovat soubor o-nas.doc, kde budou všechny texty a dále zde ve složce budou všechny fotografie a loga pro tuto stránku. Pro každou další sekci tak budete mít přehlednou složku s veškerým požadovaným obsahem.

Takto roztříděné podklady zabalte do archivu ZIP nebo RAR bez zaheslování a pojmenujte jej odpovídajícím názvem (např. obsah-cz-web-bluesystem.zip, fotky_akce_kveten.rar, apod.).

• Zabalený archiv odešlete prostřednictvím emailu, pokud je dostatečně datově malý (celkový objem dat do 20MB).
• Pokud je soubor nebo soubory datově objemnější, zašlete podklady prostřednictvím ověřené služby uschovna.cz (pomocí této služby je možné zdarma odeslat až 7 GB dat).
• Svá data a podklady můžete také sdílet prostřednictvím cloudových služeb (iCloud, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, SugarSync, copy, bitcasa, aj.). V případě sdílení těchto souborů nespoléhejte na systémové informování o sdílení prostřednictvím cloudové služby, ale informujte vždy o přidání, úpravě, sdílení i prostřednictvím emailu a také přiložte přímý odkaz na příslušné sdílené položky.
• Pokud dodáváte podklady osobně, předávejte je formou uzavřených CD / DVD, anebo na přenosném Flash disku. Vždy při předání nechte odběratele zkontrolovat kompletnost dodaných dat a hlavně jejich přítomnost na dodaném médiu.

UPRAVUJE PODKLADY A PROVÁDÍTE KOREKTURY?

Změňte vždy název dokumentu = uložte jej jako kopii s doplněním verze, datem k původnímu názvu (např. podklady-web-v2.doc, podklady_www_092013.doc, atp.). Tímto postupem umožníte udržení přehledu a zároveň budou zachovány původní dokumenty.

NESTANDARDNÍ FORMÁTY

Za nestandardní se pokládají všechny formáty, které nejsou uvedeny jako standardní. Neznamená to ovšem, že například formáty Open Office nebudou akceptovány. V tomto případě lze říct, že formáty vystupují z Open Office by již pomalu mohly být považovány za standardní. Vždy si ale ověřte, zda tomu tak je i u společnosti, které poskytujete své podklady.

CO S NESTANDARDNÍMI FORMÁTY?

Nejdůležitější je předejít problémům a komplikacím. Vždy tedy žádejte a poskytujte standardní formáty.

• Dobrý grafik vám automaticky poskytne podklady ve standardním formátu, dobrý fotograf vám poskytne fotografie v maximálním rozlišení a odpovídajícím barevném režimu a ani jeden z nich s tím nebudou mít problémy.
• V případě že vám již dodali cokoli v nestandardním formátu, trvejte na standardním – šetříte tak svůj čas a finanční prostředky.

Pokud již máte podklady v nestandardním formátu a není možné je opravit, přepracovat, anebo doplnit, můžete zkusit využít převod do standardních formátů, anebo vše „hodit" na společnost které máte podklady dodat, „ať se s tím nějak poperou". A oni se většinou i nějak poperou. Tím se ale stane ze spolupráce problémová spolupráce a zvyšuje se časová, tedy i finanční náročnost projektu.

ŽÁDEJTE PODKLADY A VÝSTUPY OD AGENTUR VE STANDARDNÍCH FORMÁTECH.

Pro následnou práci s nimi, ale i v případě předání k dalšímu zpracování, se tak vyhnete celé řadě komplikací, finančním a časovým ztrátám v důsledku přepracování.